會(huì)展管理：信息技術(shù)在展會(huì)中的應(yīng)用

[中國(guó)童裝網(wǎng)] 會(huì)展業(yè)中大量使用信息及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將會(huì)進(jìn)一步完善會(huì)展的媒介功能，這種數(shù)字化、信息化建設(shè)最終將促使會(huì)展服務(wù)內(nèi)涵拓展，為展覽商和觀眾提供更多的方便。UF I主席曾提出，2005年有80%以上的參展企業(yè)和組展商通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行溝通，電子郵件、企業(yè)網(wǎng)頁(yè)、電子支付手段和服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)身份的安全認(rèn)證技術(shù)、信息和數(shù)據(jù)的網(wǎng)上傳播和自動(dòng)化處理、網(wǎng)上商品交易系統(tǒng)等信息技術(shù)都會(huì)隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用而參與到會(huì)展業(yè)中，提高工作效率，降低成本。

    一、基礎(chǔ)信息技術(shù)的會(huì)展作用分析

    1.提高了會(huì)展信息交流速度

    信息技術(shù)提高了政府、會(huì)展行業(yè)協(xié)會(huì)、會(huì)展企業(yè)、參展企業(yè)四者之間信息的交流速度。政府可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向公眾發(fā)布最新的政策和法規(guī)，并為行業(yè)協(xié)會(huì)、會(huì)展公司、參展企業(yè)提供快速的政府服務(wù)，提高政府效率；會(huì)展行業(yè)協(xié)會(huì)可以及時(shí)將行業(yè)動(dòng)態(tài)和行業(yè)規(guī)定傳遞到相關(guān)部門和企業(yè)；會(huì)展公司可以實(shí)時(shí)報(bào)道會(huì)展信息，讓不能來(lái)參加會(huì)展的組織和個(gè)人隨時(shí)了解會(huì)展進(jìn)展，或者提供網(wǎng)上參展報(bào)名服務(wù)，方便參展企業(yè)進(jìn)行活動(dòng)。

    2.拓寬了會(huì)展信息交流的廣度

    會(huì)展的整個(gè)運(yùn)作過(guò)程包括了政府、行業(yè)協(xié)會(huì)、會(huì)展公司、參展企業(yè)、媒體和會(huì)展觀眾等，涉及面廣，需要多方共同合作。而電子商務(wù)等信息技術(shù)在會(huì)展中的應(yīng)用，為會(huì)展信息在不同主體之間的交流創(chuàng)造了條件，促進(jìn)信息的共享，擴(kuò)大了信息交流的廣度。比如，會(huì)展公司可以通過(guò)政府的在線服務(wù)進(jìn)行國(guó)際會(huì)展的申報(bào)工作，當(dāng)會(huì)展項(xiàng)目被批準(zhǔn)，通過(guò)信息技術(shù)的支持，相應(yīng)的信息將被行業(yè)協(xié)會(huì)、會(huì)展企業(yè)、媒體和參展商、觀眾共享，使會(huì)展的開(kāi)展更加通暢。同時(shí)，當(dāng)會(huì)展各個(gè)主體都利用網(wǎng)絡(luò)交流信息，依據(jù)網(wǎng)絡(luò)效應(yīng)理論，則會(huì)給每個(gè)主體帶來(lái)最大的價(jià)值。

    3.降低了會(huì)展企業(yè)成本

     ERP、CRM、SCM、EB等先進(jìn)管理信息技術(shù)的運(yùn)用，一方面使得展覽項(xiàng)目宣傳更為廣泛，組展者、參展商和觀眾可獲得比以往更為豐富、深入的信息資料，另一方面，會(huì)展組織企業(yè)可以通過(guò)該平臺(tái)更加快捷地獲取來(lái)自各方的實(shí)時(shí)信息，動(dòng)態(tài)地調(diào)整相關(guān)政策，更好地適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)，獲得市場(chǎng)先機(jī)。另外，會(huì)展信息化將促使展覽活動(dòng)操作走向規(guī)范化，這是會(huì)展信息化發(fā)展的客觀要求。

    二、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的會(huì)展作用分析

    1.提高了會(huì)展活動(dòng)的工作效率

    組織、參加展覽的各個(gè)環(huán)節(jié)上信息收集、傳遞、處理的電子化和自動(dòng)化都使展覽業(yè)務(wù)處理效率空前提高。大多數(shù)展覽會(huì)組織者網(wǎng)上招展、網(wǎng)上旅行機(jī)票和旅館預(yù)訂、對(duì)客戶的咨詢通過(guò)電子郵件及時(shí)回復(fù)以及網(wǎng)上下載客戶需要的有關(guān)展覽會(huì)的各種資料(展館展位平面圖、展覽日程安排、展覽會(huì)服務(wù)手冊(cè))等等。

    2.增強(qiáng)了會(huì)展活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)效益

    網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用使組展者、參展商、觀眾之間的聯(lián)絡(luò)手段從傳統(tǒng)的高收費(fèi)的電話、傳真、信件中解放出來(lái)，使得業(yè)務(wù)費(fèi)用降低；網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用使得展覽項(xiàng)目宣傳更為廣泛，組展者、參展商和觀眾可獲得比以往更為豐富、深入的信息資料，從而避免選擇項(xiàng)目時(shí)的盲目性及由此帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失；辦公自動(dòng)化提高了工作效率，經(jīng)濟(jì)效益自然提高。

    3.加強(qiáng)了會(huì)展業(yè)的協(xié)調(diào)管理

    展覽業(yè)的協(xié)調(diào)管理機(jī)構(gòu)是在掌握大量信息和數(shù)據(jù)、在多個(gè)組展單位及其項(xiàng)目中選優(yōu)汰劣的基礎(chǔ)上開(kāi)展工作的，展覽業(yè)流程的標(biāo)準(zhǔn)化和展覽運(yùn)作規(guī)范化都將使展覽協(xié)調(diào)管理機(jī)構(gòu)有據(jù)可依，從而為其進(jìn)行科學(xué)化管理奠定基礎(chǔ)。

    4.促進(jìn)了展覽業(yè)的全球化發(fā)展

    網(wǎng)絡(luò)使得展覽項(xiàng)目、組織機(jī)構(gòu)的對(duì)外宣傳面向全世界進(jìn)行，展覽信息從定向發(fā)布走向非定向發(fā)布，對(duì)展覽會(huì)的宣傳掙脫了地理位置的束縛。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以拓展會(huì)展企業(yè)的招展網(wǎng)絡(luò)，尤其是海外招展網(wǎng)絡(luò)，能增強(qiáng)企業(yè)自身的招展、組展能力，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。會(huì)展信息化使得會(huì)展產(chǎn)品參與國(guó)際范圍內(nèi)的展覽業(yè)競(jìng)爭(zhēng)將成為現(xiàn)實(shí)。

    三、電子商務(wù)信息技術(shù)的會(huì)展作用分析

    電子商務(wù)進(jìn)入會(huì)展業(yè)是會(huì)展業(yè)自身發(fā)展的需要。會(huì)展是人們進(jìn)行信息交流發(fā)布、洽談商業(yè)合作和進(jìn)行市場(chǎng)營(yíng)銷的場(chǎng)所，發(fā)揮的是一種橋梁和媒介作用，而電子商務(wù)在這方面具有傳統(tǒng)會(huì)展業(yè)無(wú)可比擬的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。按照電子商務(wù)對(duì)傳統(tǒng)會(huì)展業(yè)介入程度的不同，可分為兩個(gè)層次：一是不完全會(huì)展電子商務(wù)，即借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行的部分會(huì)展活動(dòng)，其對(duì)會(huì)展業(yè)的作用如上面所述。另一個(gè)是完全電子商務(wù)，即網(wǎng)上會(huì)展。其作用除最基本的提高會(huì)展活動(dòng)效率、降低企業(yè)成本、提高經(jīng)濟(jì)效益等，還有其他方面的作用：

    1.網(wǎng)上會(huì)展吸引企業(yè)上網(wǎng)進(jìn)行信息的撮合和交易

    網(wǎng)上會(huì)展最大的特點(diǎn)是依托在各地運(yùn)營(yíng)機(jī)構(gòu)和合作伙伴的信息平臺(tái)或者企業(yè)上網(wǎng)站點(diǎn)來(lái)展示。網(wǎng)上會(huì)展中的展會(huì)、展商、展品等所有信息都經(jīng)過(guò)組委會(huì)、電信運(yùn)營(yíng)商的嚴(yán)格審核，以保證網(wǎng)絡(luò)信息的安全性，以利于企業(yè)放心地選擇展會(huì)、展商和展品。因此，網(wǎng)上會(huì)展信息的真實(shí)和有價(jià)值信息增強(qiáng)了參與站點(diǎn)的信息價(jià)值性，增強(qiáng)這些站點(diǎn)在本地或本行業(yè)品牌影響力。而且網(wǎng)上會(huì)展這種一段時(shí)間里的高速集中的宣傳和造勢(shì)，不僅可促使實(shí)地參展的企業(yè)同時(shí)參加網(wǎng)交會(huì)，亦能帶動(dòng)大量因受時(shí)間和空間限制的外地企業(yè)參加網(wǎng)絡(luò)展，使得網(wǎng)上會(huì)展線上線下都被企業(yè)關(guān)注，吸引企業(yè)上網(wǎng)進(jìn)行產(chǎn)品供求信息的交換甚至進(jìn)行商品交易。

    2.網(wǎng)絡(luò)會(huì)展成為會(huì)展業(yè)增強(qiáng)市場(chǎng)抗風(fēng)險(xiǎn)能力的最佳選擇

    會(huì)展組織者以展會(huì)為媒體，為展商與貿(mào)易商提供有效的交流平臺(tái)，客觀上是以集群與時(shí)空結(jié)合的方式，為行為主體間創(chuàng)造交流的環(huán)境。在突發(fā)危機(jī)發(fā)生的情況下，這種方式受到了挑戰(zhàn)。“會(huì)展電子商務(wù)”以其高效、靈敏的特點(diǎn)，表現(xiàn)出特殊的應(yīng)用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)了人們之間在不接觸的情況下，照常經(jīng)濟(jì)交往與貿(mào)易活動(dòng)，有效阻斷了傳統(tǒng)展覽密集人群，集合傳染源的途徑。如在SARS期間，“會(huì)展電子商務(wù)”以“非接觸經(jīng)濟(jì)”形態(tài)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，發(fā)揮著具有歷史意義的重要作用，成為我國(guó)會(huì)展業(yè)應(yīng)對(duì)突發(fā)危機(jī)的最佳選擇。在此次廣交會(huì)上，有487位參展商、339位客商參與了網(wǎng)上洽談，并達(dá)成不少成交意向。因此這種網(wǎng)絡(luò)會(huì)展的形式成為傳統(tǒng)實(shí)物會(huì)展的重要補(bǔ)充，同時(shí)在出現(xiàn)危機(jī)事件時(shí)作為傳統(tǒng)實(shí)物會(huì)展的替身，降低了危機(jī)帶來(lái)的損失，提高會(huì)展順利舉辦的概率。由此可見(jiàn)，大力發(fā)展會(huì)展信息化事業(yè)來(lái)降低因突發(fā)事件影響是一種非�？尚械膽�(yīng)對(duì)措施。